Weronika Smarduch

Szanowna Pani Marszałek! Wysoka Izbo! Tak, oczywiście, niektóre zmiany są proste. Ale po co czekać, żeby ułatwić życie polskim przedsiębiorcom? Chciałabym przedstawić stanowisko klubu Koalicji Obywatelskiej dotyczące rządowego projektu ustawy zmieniającej ustawę o systemie ubezpieczeń społecznych. Projekt ten ma charakter deregulacyjny i wprowadza istotną zmianę w funkcjonowaniu płatników składek oraz w praktyce zgłaszania pracowników do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Choć sama zmiana w przepisach jest niewielka, jest to znaczne ułatwienie przedsiębiorcom życia w codziennej praktyce i dotyczy setek tysięcy przedsiębiorców w całym kraju. Dlatego po co czekać? Lepiej to wprowadzić jak najszybciej. Obecnie obowiązują przepisy, zgodnie z którymi każdy płatnik składek, który przesyła zgłoszenia do ZUS w formie elektronicznej, musi równocześnie przechowywać papierowe kopie dokumentów podpisanych przez pracowników przez okres 5 lat. W praktyce oznacza to prowadzenie podwójnej dokumentacji: elektronicznej i papierowej, mimo że wszystkie dane są już dostępne w systemach ZUS i u samego płatnika. Ten obowiązek rodzi szereg problemów i praktycznych, i ekonomicznych. Generuje niepotrzebną biurokrację. Pracownicy działów kadrowych i płac poświęcają ogromną ilość czasu na drukowanie dokumentów, zbieranie podpisów, segregowanie i archiwizowanie dokumentów, a ten czas można by przeznaczyć na zadania merytoryczne, planowanie szkoleń czy analizę danych kadrowych. Obowiązek nakłada również realne koszty. Chodzi nie tylko o wydatki na papier, tonery, segregatory itd., ale także o powierzchnię potrzebną do przechowywania dokumentów przez wiele lat. W większych firmach archiwa papierowe zajmują całe pomieszczenia lub magazyny, co generuje dodatkowe koszty i utrudnienia organizacyjne. W przypadku małych i średnich przedsiębiorstw brak miejsca do przechowywania dokumentów staje się często problemem logistycznym, wymagającym dodatkowych inwestycji. W dobie cyfryzacji obowiązek przechowywania papierowych kopii jest nieuzasadniony. System elektroniczny ZUS umożliwia przechowywanie danych w sposób bezpieczny, uporządkowany, gwarantujący dostęp do wszystkich potrzebnych informacji w każdej chwili. Wszystkie informacje o zgłoszeniach i dokumentach są dostępne zarówno dla ZUS, jak i dla płatników składek, a dodatkowe kopie papierowe nie zwiększają w żaden sposób bezpieczeństwa ani kompletności danych. Projekt ustawy proponuje proste, ale skuteczne rozwiązanie, czyli uchylenie art. 36 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. W praktyce oznacza to, że zgłoszenia przesyłane elektronicznie pozostają w systemach ZUS i w aplikacjach płatników bez potrzeby drukowania, podpisywania i archiwizowania dokumentów przez tak długi czas. Przepisy w pełni dostosowują się do cyfrowej rzeczywistości. Systemy elektroniczne ZUS pełnią funkcję archiwum i zapewniają bezpieczeństwo danych. Likwidacja obowiązku przechowywania papierowych kopii pozwala w pełni korzystać z nowoczesnych technologii, a prawo staje się bardziej praktyczne i przystające do rzeczywistości. Ta zmiana ułatwi życie przedsiębiorcom i zwiększy efektywność działania całego systemu ubezpieczeń społecznych. W związku z tym my jako klub Koalicji Obywatelskiej wnioskujemy o przyjęcie projektu bez poprawek. Dziękujemy.